Política para el Tratamiento de Datos Personales

Leyva Ontier Abogados S.A.S.

Leyva Ontier Abogados S.A.S. (en adelante “Leyva Ontier” o la “Empresa”), por ser Responsable del Tratamiento de Datos Personales en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y estar comprometido en su deber de garantizar la protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, accionistas, acreedores, deudores, trabajadores, familiares de estos y terceros (en adelante los “Titulares de información”, los “Titulares de datos personales”, los “Titulares” o el “Titular” ), expide y publica la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) para regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y en general, el tratamiento de datos personales que han sido recolectados por Leyva Ontier en el curso de su actividad comercial desde su constitución. Todo lo anterior, de conformidad con el marco legal vigente en la materia contenido en (i) el artículo 15 de la Constitución Política, (ii) la Resolución 3066 de 2011, (iii) la Ley 1581 de 2012, (iv) el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, (v) la Ley 1712 de 2014, (vi) Decreto Único 1074 de 2015, (vii) la Circular 2 del 3 de noviembre de 2015 y demás normas que los modifiquen. De conformidad, la presente Política cubrirá los siguientes aspectos:

1. Datos de contacto e identificación del responsable del Tratamiento de datos personales.
2. Tratamiento al que se someten los datos personales.
3. Finalidad del Tratamiento de los datos personales.
4. Derechos de los Titulares de datos personales.
5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.
6. Procedimiento para que los Titulares de información puedan ejercer sus derechos,
7. Modificaciones, y
8. Vigencia de esta Política.


I. Datos de Contacto e Identificación del Responsable del tratamiento de datos personales

Nombre o Razón social:Leyva Ontier Abogados S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 9 No. 74-08
Correo electrónico: administracion@leyvaontier.com
Teléfono: (571) 7429660


II. Tratamiento al que se someten los datos personales

Leyva Ontier en desarrollo de su objeto social, se ve en la necesidad de establecer relaciones con sus clientes, proveedores, accionistas, acreedores, deudores, trabajadores, familiares de estos y terceros, para lo cual recolecta, almacena, usa, circula internamente y suprime datos personales de dichas personas naturales. El Tratamiento de dichos datos por parte de Leyva Ontier se ejerce de conformidad con la finalidad o finalidades que justifican cada tipo de Tratamiento, según la clasificación incluida en el numeral 3 de la presente Política.

Para tal efecto, Leyva Ontier declara que:

(a) Para el Tratamiento de datos personales, Leyva Ontier siempre requerirá la autorización previa e informada del Titular, la cual será obtenida a través de (i) las propuestas de servicios que presenta a sus clientes, o (ii) cualquier medio virtual o impreso que pueda servir como prueba de dicha autorización.

(b) Entre los datos personales que son solicitados a los Titulares en desarrollo del objeto social de Leyva Ontier, se encuentran los siguientes:

Nombre.
Apellidos.
Cédula de ciudadanía o NIT.
Correo electrónico.
Dirección y domicilio.
Número telefónico.
Número de teléfono celular.
Número de fax.
Quién lo referenció (cuando se trate de clientes).
Fecha de nacimiento
Cuenta bancaria
Diagnóstico médico
RH



(c) Leyva Ontier en virtud de su objeto social de prestación de servicios de asesoría legal, ocasionalmente solicita información sensible de sus clientes, y lo hace únicamente cuando el tratamiento de estos datos es necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. En tales casos, la Empresa se ceñirá estrictamente a los requisitos establecidos en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.

(d) Leyva Ontier en virtud de su objeto social, solicita información sensible de sus trabajadores, y lo hace únicamente a través de los exámenes médicos de ingreso. En tales casos, la Empresa se ciñe estrictamente a los requisitos establecidos en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.

(e) La información que sea recolectada por Leyva Ontier es utilizada única y exclusivamente dentro del marco de la actividad económica de asesoría legal o jurídica.

(f) Leyva Ontier como despacho global de asesoría jurídica, únicamente transmitirá internacionalmente los datos personales de sus clientes Titulares en caso de:

Que estos hayan otorgado su autorización expresa e inequívoca por su deseo de obtener asesoría legal internacional por parte de alguno de los despachos de Ontier, o cualquier otra oficina de abogados en el exterior que sea colaboradora de Leyva Ontier,

Que la transferencia sea necesaria para la ejecución del contrato de asesoría jurídica entre el Titular y Leyva Ontier, siempre y cuando se cuente con autorización del Titular,

Que la transferencia sea necesaria para el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

(g) Los datos personales solo serán recolectados, almacenados y usados durante el tiempo que sea razonable y necesario para la o las finalidades que justifican su Tratamiento. Una vez culminada la finalidad y/o finalidades, la Empresa procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. Sin perjuicio de lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

(h) El Tratamiento al que se someten los datos personales están regidos por los principios de finalidad, libertad, veracidad o calidad, seguridad, el principio de acceso y circulación restringida y de confidencialidad, que se describen a continuación:

Principio de finalidad. Los datos personales recogidos por la Empresa por cualquier medio, sea verbal, oral o escrita, deberá obedecer a una de las finalidades legítimas permitidas por la Ley y descritas en esta Política. Las finalidades serán informadas al Titular en el momento de recolección de la información.

Principio de libertad. El Tratamiento de los datos personales únicamente se puede ejercer con el previo, expreso e informado consentimiento del Titular. La empresa no podrá obtener ni divulgar datos personales de sus Titulares sin que medie autorización de los mismos o en ausencia de mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.

Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento por parte de la Empresa debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La Empresa no da Tratamiento a datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de su propia naturaleza, de las disposiciones legales y Constitucionales que los protegen.

El Tratamiento, solo podrá ejercerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo que se trate de información pública, no serán publicados en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que su acceso sea controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por parte de la Empresa, ya sea que lo haga por si misma o a través de un encargado en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, es manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Leyva Ontier hará todos los esfuerzos razonables para cumplir con sus obligaciones legales y conservar la información personal con el mayor grado de seguridad disponible.

Principio de confidencialidad. Todas las personas vinculadas a la Empresa, como empleados de la misma, están obligadas a garantizar la confidencialidad de los datos personales. Para tal efecto, Leyva Ontier propenderá por implementar políticas de seguridad que limiten al máximo el acceso, la utilización y la divulgación no autorizada de los datos personales, y cláusulas de confidencialidad en los contratos que garanticen la reserva de la información, que será extendida inclusive después a la finalización de su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.


III. Finalidad del tratamiento de los datos personales

Las finalidades del Tratamiento de datos personales que realiza Leyva Ontier, son las siguientes:

La ejecución de relaciones contractuales suscritas con proveedores, clientes, trabajadores, prestadores de servicios u otros.
La prestación de servicios de asesoría y representación legal.
La planeación de reuniones precontractuales, la elaboración y envío de propuestas de servicios a clientes potenciales o existentes.
La oferta de nuevos servicios legales no incluidos en propuestas aceptadas por los clientes.
El suministro de información a clientes o interesados relacionada con actualizaciones legales y/o regulatorias.
El contacto futuro con posibles clientes contactados en eventos de negocios o similares.
La comunicación sobre asuntos a cargo de la Empresa, relacionadas con las gestiones jurídicas encargadas por parte de los clientes.
Comunicaciones que tengan como finalidad el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes.
El ejercicio de labores de servicio al cliente y mercadeo.
La invitación a eventos de interés de los Titulares, organizados, patrocinados, o que sean de conocimiento de Leyva Ontier
La remisión de información de actualización relacionada con la Empresa.
La ejecución de las relaciones contractuales de cualquier índole.
La verificación de saldos, datos o cualquier información con acreedores.
El cobro, actualización o envío de facturas relacionada con obligaciones de sus deudores.
La elaboración de historiales de servicios prestados por proveedores y prestadores de servicios.
El registro de información pertinente a la vinculación laboral de los empleados y contratistas que prestan servicios a Leyva Ontier o sus familiares, la cual en ningún caso incluirá datos sensibles relacionados con origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, orientación sexual, entre otros.
La ejecución y liquidación de contratos laborales terminados, actuales o futuros.
La elaboración de un archivo con hojas de vida para futuros cargos y la realización de procesos de selección de personal.
El suministro de información relacionada con los derechos y deberes de los accionistas de Leyva Ontier.
La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de órdenes judiciales y/o legales.
Para contactar a personas naturales con quien Leyva Ontier tenga o haya tenido relación, tales como trabajadores y sus familiares, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, de conformidad con las finalidades establecidas en este documento.

IV. Derechos que le asisten a los titulares de datos personales

Los Titulares de los datos personales tendrán los derechos reconocidos en el artículo 15 de la Constitución Política y el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los cuales podrán ejercer directamente o a través de quienes estén legitimados, de conformidad con el artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Para tal efecto, los derechos de los Titulares son los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


V. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.

El área responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos o cualquier requerimiento relacionado con los derechos de los Titulares está compuesta por un (1) miembro administrativo (oficial de protección de datos) y un (1) abogado.

Para tal efecto, el Titular o Titulares podrán formular sus requerimientos de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. en el correo electrónico administracion@leyvaontier.com, o al teléfono (57 1) 7429660, o en la dirección Carrera 9 No. 74-08 en la ciudad de Bogotá D.C.

VI. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos.

Para garantizar los derechos de los Titulares de datos personales, Leyva Ontier ha establecido los siguientes procedimientos:

VI.1 Consultas.

El Titular o sus causahabientes podrán elevar consultas al área encargada de Leyva Ontier con el fin de conocer, actualizar o rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular, o consultar el tratamiento que se le esté dando a esa información.

Para tal propósito, el Titular o sus causahabientes deben radicar una comunicación por escrito, ya sea en forma física o electrónica, dirigida al oficial de protección de datos, la cual debe cumplir con el requisito básico de identificación plena, con el fin de poder acreditar que se trata del Titular o de quien esté autorizado por éste, evitando así que terceros no autorizados accedan a la información.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de que no fuese posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha de atención de la consulta, que en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VI.2 reclamaciones.

El Titular o sus causahabientes, pueden solicitar a Leyva Ontier (i) la supresión de sus datos personales, (ii) la revocatoria de su autorización o (iii) reclamara ante el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de Leyva Ontier, contenidos en el marco normativo del Tratamiento de datos personales.

VI.2.1 Procedimiento:

VI.2.1.1 El reclamo deberá ser presentado ante el área responsable y contar con (i) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, (ii) la dirección de notificación, y (iii) los documentos que se pretendan hacer valer.

VI.2.1.2 Si el reclamo resulta incompleto, el área responsable requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

VI.2.1.3 Si quien recibe el reclamo en la Empresa, no es competente para resolverlo, dará traslado al área encargada en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

VI.2.1.4 Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo se haya resulto.

VI.2.1.5 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

VI.2.1.6 Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


VII. Modificaciones a la Política de Tratamiento de Datos

En caso de que Leyva Ontier, en desarrollo de su Programa Integral de Tratamiento de Datos Personales, llegase a modificar sustancialmente esta Política, de manera que afecte el contenido y el consentimiento de la autorización otorgada por los Titulares, lo pondrá en conocimiento de éstos con anterioridad a la adopción de la nueva Política o, a más tardar, en el momento de su implementación.

Adicionalmente Leyva Ontier obtendrá una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para tal efecto, las modificaciones a ésta Política serán publicadas en esta sección de la página web de Leyva Ontier, para que puedan ser fácilmente consultadas.

Leyva Ontier podrá notificar al correo electrónico registrado de cada cliente, trabajador, proveedor y en general a cualquier Titular, que se ha producido un cambio en la Política. Sin embargo, la notificación vía correo electrónico es facultativa y se entenderá que Leyva Ontier cumple con su obligación de notificación al publicar las modificaciones en esta sección de la página web con la indicación de la fecha de la última modificación.


VIII. Vigencia de esta Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra actualmente vigente y rige a partir del dos (2) de enero 2018.